Chứng từ giao nhận hàng hóa

1.Vận tải đơn (Bill of Lading)

a. Khái niệm, chức năng và tác dụng của vận đơn:

Là một chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp.

Vận đơn có 3 chức năng chính:

Vận đơn là bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tàu với số lượng, chủng loại, tình trạng hàng hóa để vận chuyển hàng từ cảng gửi đến cảng trả hàng. Như vậy vận đơn là biên lai nhận hàng của người chuyên chở cấp cho người gửi hàng.

Vận đơn gốc là chứng từ dùng để định đoạt và nhận hàng hay là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa được ghi trong vận đơn.

Vận đơn đường biển là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hóa bằng đường biển đã được ký kết.

Tác dụng của vận đơn:

Là cơ sở pháp lý điều chỉnh mối quan hệ giữa người xếp hàng, nhận hàng và người chuyên chở.

Là căn cứ để khai báo Hải quan và làm thủ tục xuất nhập khẩu.

Là căn cứ để nhận hàng và xác định số lượng hàng hóa người bán gửi cho người mua.

Cùng với các chứng từ khác của hàng hóa lập thành bộ chứng từ thanh toán tiền hàng.

Là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ khiếu nại người bảo hiểm và những người có liên quan khác.

Được sử dụng làm chứng từ cầm cố, mua bán, chuyển nhượng hàng hóa ghi trên vận đơn.

Người nhận hàng dùng bản vận đơn gốc cùng giấy tờ xác nhận cơ quan, hoặc giấy tờ xác nhận nhân thân của người ghi trên vận đơn để lấy Lệnh giao hàng từ Đại lý tàu. Đồng thời làm các thủ tục để tiến hành nhận hàng từ tàu hoặc nhận hàng tại kho của mình tùy theo điều kiện thoả thuận.

b. Các loại vận đơn thường dùng tại cảng:

* Căn cứ vào cách chuyển nhượng bao gồm:

+ Vận đơn đích danh (Straight B/L)

Là vận đơn ký phát cho một người nhận hàng cụ thể. Chỉ có người nhận hàng có tên và địa chỉ ghi trên vận đơn mới được nhận hàng từ người vận chuyển.

Loại vận đơn này không thể chuyển nhượng được (Non-Negotiable). Hiện nay trong thương mại quốc tế, vận đơn đích danh ít được sử dụng do tính chất không linh hoạt của nó.

+ Vận đơn xuất trình hay vận đơn vô danh (To bearer B/L)

Là vận đơn trên đó không ghi tên người nhận hàng và cũng không ghi theo lệnh của ai. Người vận chuyển sẽ giao hàng cho người nào cầm vận đơn. Vận đơn này được chuyển nhượng bằng cách trao tay.

Việc sử dụng vận đơn vô danh mang lại nhiều rủi ro, mạo hiểm. Bất kỳ người nào cầm vận đơn này cũng có thể nhận hàng không phụ thuộc vào tên và địa chỉ của người đó. Các ngân hàng thường không chấp nhận loại vận đơn này, vì dễ gây rủi ro trong buôn bán quốc tế.

+ Vận đơn theo lệnh (To order B/L)

Là vận đơn trên đó không ghi tên người nhận hàng mà chỉ ghi theo lệnh của ai đó. Ví dụ:

- Theo lệnh của người xếp hàng (To order of Shipper): Người xếp hàng lệnh giao hàng cho ai thì người vận chuyển phải giao hàng cho người đó.

- Theo lệnh của ngân hàng (To order of Bank): Hàng hóa được giao theo lệnh của ngân hàng. Các ngân hàng muốn ghi “Theo lệnh của ngân hàng” vì bằng cách này ngân hàng sẽ tự bảo vệ được mình.

- Nếu vận đơn chỉ ghi “To order” thì ta phải ngầm hiểu rằng là theo lệnh của người gửi hàng. Do vậy, khi giao hàng phải kiểm tra xem người phát lệnh có đúng với quy định không.

* Căn cứ vào tình hình xếp dỡ hàng hóa

+ Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on board B/L)

Là vận đơn được cấp sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu. Người mua và ngân hàng thanh toán đều đòi hỏi xuất trình loại vận đơn này, vì đây là bằng chứng chứng minh người bán đã hoàn thành nghĩa vụ trong hợp đồng.

+ Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L)

Là vận đơn được cấp trước khi hàng hóa được xếp lên tàu. Nếu thư tín dụng không quy định thì ngân hàng không chấp nhận vận đơn này.

* Căn cứ vào ghi chú của thuyền trưởng ghi trên vận đơn:
+ Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L)

Là loại vận đơn mà ở trên đó không có phê chú “xấu” của thuyền trưởng về hàng hóa cũng như tình trạng hàng hóa, hoặc nếu có phê chú thì cũng không làm mất tính hoàn hảo của vận đơn.

+ Một vận đơn có ghi những khuyết tật của hàng hóa, container gọi là một vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L). Thông thường một vận đơn không hoàn hảo không được người mua chấp nhận và ngân hàng sẽ từ chối thanh toán loại vận đơn này. Mọi ghi chú ghi trên vận đơn chỉ có hiệu lực ngay tại thời điểm bốc hàng lên tàu. Mọi ghi chú trên vận đơn sau khi hàng đã bốc lên tàu sẽ không có hiệu lực và không làm mất đi tính hoàn hảo của vận đơn.

* Căn cứ vào hành trình vận chuyển hàng hóa.

+ Vận đơn đến thẳng (Direct B/L)

Là vận đơn được cấp khi hàng hóa đi thẳng từ cảng xếp đến cảng dỡ mà không có chuyển tải dọc đường.

+ Vận đơn chở suốt (Through B/L)

Vận đơn này được cấp trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển có chuyển tải ở một cảng nào đó (transhipment) trước khi đến cảng cuối cùng.

Người cấp phát vận đơn chở suốt chịu trách nhiệm về hàng hóa trên toàn bộ chặng đường từ cảng xếp hàng đến cảng giao hàng cuối cùng (dưới đây ta sẽ gọi là người vận chuyển chính). Vận đơn chở suốt điều chỉnh mối quan hệ giữa chủ hàng và người vận chuyển chính. Trên từng chặng đường cụ thể của hành trình, người vận chuyển của hành trình đó sẽ cấp một vận đơn địa hạt (Local B/L) cho người vận chuyển chính. Vận đơn này chỉ là biên lai nhận hàng của người vận chuyển, dùng để điều chỉnh mối quan hệ giữa những người vận chuyển với nhau.

+ Vận đơn vận tải liên hợp (Combined/Multimodal Transport B/L)

Đối với loại hình vận tải này người ta cấp vận đơn vận tải liên hợp. Người cấp vận đơn sẽ chịu trách nhiệm về hàng hóa trên suốt chặng đường vận chuyển.

c. Giấy gửi hàng đường biển (Sea way bill):

Giấy gửi hàng đường biển là loại thay thế cho vận đơn đường biển truyền thống. Đó là một tài liệu không thể thông thương được và giao cho người nhận hàng chỉ định, nó giúp cho người nhận hàng có tên ghi trên đó có thể nhận được hàng không cần phải xuất trình bản chính vận đơn đường biển (Original B/L), người ta sẽ được phép khiếu nại về hàng hóa mà không  phải trình giấy gửi hàng khi đưa ra chứng nhận thích hợp.

Những ưu điểm của giấy gửi hàng:

+ Người nhận hàng chỉ định được phép khiếu nại hàng hóa mà không cần phải trình giấy gửi hàng bằng cách đưa ra những chứng nhận thích hợp. Việc sử dụng vận đơn truyền thống có thể gây ra rắc rối đối với người nhận hàng nếu nó không tới cảng đích trước khi hàng hóa tới.

+ Nó thực sự thích hợp với việc kinh doanh tài khoản mở khi có sự xung đột giữa các bên và tín dụng thư hoặc ngân hàng trung gian là không cần thiết.

+ Nó cũng khá thích hợp đối với bộ phận chứng từ “in house” nơi mà những rủi ro về tài chính không xảy ra.

 Nội dung của giấy gửi hàng bị chi phối bởi các giới hạn trách nhiệm và đặc quyền (trong suốt chuyến đi) quy định trong bộ luật Hàng hải Việt Nam .

2. Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)

Sau khi làm thủ tục cần thiết, Đại lý ký phát lệnh giao hàng cho người nhận hàng hoặc người đại diện của người nhận hàng. Đây là chứng từ làm căn cứ để các bên giao nhận hàng hóa trong các khâu: giao nhận tại tàu; kho bãi; giao nhận lên các phương tiện vận tải khác... tại cảng giữa các bên: tàu – cảng – giao nhận – người nhận hàng.

3. Chứng từ giao nhận cầu tàu

Căn cứ lệnh giao hàng, lược khai hàng hóa... các bên tiến hành giao nhận theo số lượng, chủng loại từng loại hàng trên cơ sở các phơi kiểm đếm hàng được lập theo từng ca và có xác nhận của các bên: tàu (đại diện giao nhận) – cảng -  người nhận hàng.

4. Các loại biên bản đối với hàng hóa: COR, ROROC...

+ Biên bản kết toán giao nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo – ROROC)

Sau khi hoàn thành việc xếp dỡ hàng hóa, nhân viên giao nhận cùng với đại diện của tàu ký một biên bản xác nhận hàng đã được giao nhận gọi là Biên bản kết toán giao nhận hàng với tàu. ROROC được lập trên cơ sở các tờ phơi giao nhận hàng theo từng máng tàu và theo từng ca, ngày làm hàng của tàu. Nó được dùng làm cơ sở để chứng minh thừa, thiếu hàng so với vận đơn khi tàu giao hàng. Trên cơ sở đó làm căn cứ khiếu nại hãng tàu hay người bán hàng.

+ Giấy chứng nhận hàng hư hỏng đổ vỡ (Cargo outtur n report – COR)

Trong quá trình xếp dỡ hàng hóa, nếu thấy hàng bị hư hỏng, đổ vỡ thì các bên (tàu, cảng, giao nhận, kho hàng) cùng nhau lập biên bản về tình trạng của hàng hóa gọi là COR. Nó là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ khiếu nại hãng tàu hoặc cảng.

+ Phiếu thiếu hàng (Certificate of shorlanded cargo – CSC)

Khi hoàn thành vệc dỡ hàng nhập khẩu, nếu số lượng hàng hóa trên ROROC chênh lệch so với bản lược khai hàng hóa thì người nhận hàng phải yêu cầu lập biên bản hàng thừa thiếu. CSC là một biên bản được lập ra trên cơ sở của bản ROROC và Lược khai hàng hóa (Cargo Manifest).