Lập và ký các biên bản giao nhận hàng tại cảng

1. Lập và ký COR

a. Mục đích:

- Xác định trách nhiệm về mặt pháp lý đối với số lượng và chất lượng hàng hóa bị hư hỏng. 

- Làm cơ sở để cơ quan có trách nhiệm đòi tàu bồi thường về số lượng hàng hóa bị hư hỏng.

- Làm căn cứ để Cảng giao nhận hàng hóa với các chủ hàng.

b. Nội dung biên bản:

Phần đầu biên bản thể hiện tên chuyến tàu vận chuyển hàng hóa bị hư hỏng: Số vận đơn, ký mã hiệu, loại hàng, số hòm kiện hàng, số lượng hàng hóa bị hư hỏng, và thể hiện việc ký xác nhận của đại diện Cảng (thường là người kiểm tra hàng hóa, lập biên bản và đại diện tàu).

                                                              BIÊN BẢN

                                       Xác nhận hàng hóa hư hỏng, đổ vỡ

                                                      (Cargo outurn report)

Xác nhận số hàng kê dưới đây bị hư hòng, đổ vỡ, trước khi dỡ hàng.

(Certified the undermentioned cargo being dâmged before discharging operation)

c. Phương pháp lập biên bản “COR”

Biên bản hàng hóa tổn thất với tàu được thiết lập trong trường hợp khi có hàng hóa bị tổn thất ở trên tàu. Do vậy trong quá trình làm hàng, người kiểm tra hàng hóa phải luôn luôn có mặt ở hầm tàu và tại nơi đang tiến hành xếp dỡ cùng với mẫu biên bản có liên quan  kèm theo.

Khi phát hiện có hàng hóa bị tổn thất thì phải mời đại diện của tàu chứng minh tại chỗ.

Khi lập Biên bản, phải xem xét các đặc điểm bên ngoài của kiện hàng bị tổn thất như ký mã hiệu, số liệu, loại hàng, đặc điểm bao bì khi nhận các chi tiết này vào biên bản “COR”, đồng thời tra cứu bản lược khai hàng hóa để biết vận đơn của lô hàng. Các đặc trưng này được ghi vào phần cột 1,2,3, ở cột 4  (số lượng).

Cột 5 (phần hiện trạng thực tế hư hỏng của hàng hóa), nếu là hàng tổn thất nhẹ, không phải kiểm tra chi tiết nội dung bên trong thì ghi hiện trạng hàng hóa hư hỏng bên ngoài, chủ yếu là phần hư hỏng bao bì (sẽ tổ chức giám định cụ thể nội dung hàng bên trong).

Khi đã ghi nhận tất cả nội dung hiện trạng bị tổn thất vào biên bản, phải thống nhất lại với sỹ quan hàng hóa hoặc đại diện của tàu, yêu cầu tàu ký xác nhận vào biên bản và đóng dấu.

d. Yêu cầu của việc lập biên bản:

Biên bản được lập phải chính xác, chi tiết, cụ thể, thực tế khách quan đúng với hiện trạng hàng hóa hư hỏng.

Biên bản phải được lập khẩn trương ngay sau khi phát hiện có hàng hóa bị hư hỏng và phải giải quyết kịp thời số hàng hư hỏng để phục vụ sản xuất.

Biên bản phải được lập bằng tiếng Anh kể cả đặc điểm hàng hóa, hiện trạng tổn thất cũng như những ghi chú cần thiết khác.

Phải có ký xác nhận và đánh dấu của tàu và đại diện Cảng.

e. Các dạng tổn thất và các từ Tiếng Anh thông dụng để mô tả

* Đối với hàng bao:

- Bao nguyên lành: Sound bags

- Rách vỡ 1 phần: bags partly Torn

- Bao rách vỡ toàn bộ: Bags Entirely Torn/ Empty torn bags (bao bể rỗng)

- Mốc: Mustry

- Ướt, dây bẩn: Wet, dirty

- Bao đóng lại: repacking bags

- Bao quyét hót (hốt xá): Sweeping bags

- Bao kết dính, đóng bánh: Solided bags

- Xếp lẫn lộn: stowed mixedly

Cách ghi biên bản:

• Nếu số lượng bao bị tổn thất được xác đinh chính xác thì ghi rõ số lượng đó;
• Không xác định chính xác thì ghi chung chung vào biên bản và có ghi chú rằng: Số lượng bao chính xác bị tổn thất sẽ được ghi lại bởi kết quả giảm định sau.

* Đối với hàng bách hóa, máy móc thiết bị:

- Đai bị bật (Bands off);

- Long đinh (Nails detaches, lỏng lẻo;

- Vỡ ván, kiện không còn nguyên vẹn (Flanks broken);

- Bẹp, biến dạng, vỡ;

- Xếp lẫn lộn;

- Nhiều loại hàng khác nhau;

- Không đúng sơ đồ xếp hàng;

- Không có ký mã hiệu;

- Hàng hóa bị đóng gói lại;

- Hàng bị mất kẹp chì, mất băng dính.

Cách ghi biên bản:

• Phải thể hiện cụ thể các chi tiết mức độ tổn thất, số lượng, tỷ lệ chất lượng còn lại trong từng hòm kiện;
• Phải thể hiện số hiệu của hòm, kiện của hàng hóa bị tổn thất.

* Đối với hàng đóng trong container:

+ Các từ thường dùng để mô tả tình trạng bề ngoài container bị tổn thất:

- Dente: Lõm;

- Bulge out: Phình ra;

- Torn : Xước, rách;

- Broken: Gãy;

- Ben: Cong;

- Cut: Rách;

- Crack: Rạn nứt;

- Distorted: Biến dạng;

- Dirty: Bẩn;

- Hole : Thủng;

- Loose: Lỏng lẻo;

- Rusty: Han gỉ;

- Scratched/ torn: Trầy xước;

- Pushed: Móp;

- Mixxing: Thiếu;

- Multiple: Nhiều hư hỏng.

  + Mẫu COR container:

CẢNG HẢI PHÒNG     CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

   Port of HaiPhong                          Socialist Republic of Vietnam 

 XNXD Chua Ve                              Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Chua Ve Terminal                      Independence – Freedom - Happiness

        Số (No):

            BIÊN BẢN XÁC NHẬN HÀNG HÓA HƯ HỎNG - ĐỔ VỠ

                                    CARGO   OUTERN   REPORT

Tên tàu (M/V): Phu My                      Quốc tịch (Flag: Vietnam)

Chuyến đi (Voy N0) : 120                  Bến tàu (port):    Chua Ve, Hai Phong

Đến cảng ngày (Date of Arrival): 15^th SEP, 2010

Xác nhận số hàng kê dưới đây bị hư hỏng, đổ vỡ trước khi dỡ hàng

(Certified the undermentioned Cargo being dammaged before discharging operation)

Đại diện tàu                                                          Đại diện Cảng

The Master                                                     Port’s Represetative

Một số ví dụ:

1 – Đối với hàng rời:

*) Ví dụ 1:

a) Trường hợp xác đinh được lượng hàng cụ thể bị tổn thất:

- Điều kiện cho:

+ Vận đơn 01

+ Chủ hàng: Minexport Hà Nội (Khóang sản hoặc kim khí)

+ Loại hàng: Kaly rời

+ Số lượng: 3 tấn.

+ Hàng bị xếp lẫn tạp chất , ngấm dầu, hư hỏng toàn bộ

b) Trường hợp hàng tổn thất không xác đinh cụ thể:

Điều kiện cho:

+ Vận đơn số 01

+ Chủ hàng: Minexport Hải Phòng

+ Loại hàng: Kaly rời

+ Số lượng: 1 lô hàng Kaly rời bị xếp lẫn tạp chất, dây bẩn bời dầu, hư hỏng hoàn toàn.

+ Ghi chú: Số lượng hàng bị tổn thất sẽ được giám định sau.

2 – Đối với hàng bao:

*) Ví dụ 3: Một số nội dung thể hiện trên bảng hàng bị tổn thất  cho loại hàng bao

- Hàng tổn thất do bị xếp lẫn số lượng xác định được

Điều kiện cho:

- Vận đơn 01

- Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm: Agrexport Hà Nội

- Loại hàng: Gạo 1,2 (Rice 1,2)

- Số lượng: 150 bags.

- Hiện trạng hàng hóa: Gạo loại 1 và loại 2 xếp lẫn, không phân biệt được.

- Ghi chú: Số lượng bao gạo chính xác bị xếp lẫn sẽ được xem xét sau:

*) Ví dụ 4:

Hàng bao bì rách vỡ với số lượng xác định được

- Vận đơn: N^o KHP 02

- Chủ hàng: Vegacan N^o 1 HP (Công ty phân bón HP)

- Loại hàng: Ure đóng bao

- Số lượng: 40 bao

- Hiện tượng hàng hóa: Bị rách, hàng bên trong vương vãi ra ngoài

- Chi chú: Số ure từ bao bị rách vỡ đóng gói lại và cân được 1500 kg.

3- Đối với các loại xe lăn bánh và các thiết bị có nhiều chi tiết linh kiện kèm theo

Ví dụ 5: Hàng bị va đập, bẹp mép, tróc sơn

- Vận đơn: KHP_01

- Ký mã hiệu: Viettrancime Hanoi

- Loại hàng: ô tô tải (truck car)

- Số lượng: 01 chiếc

- Hiện trạng hàng hóa: ô tô zin 130 vỡ cabin, bẹp và thủng dài 5 cm bị tróc sơn.

2. Lập và ký ROROC

a.  Khái niệm:

Kết toán nhận hàng với tàu hay nói cách khác là xác nhận hàng hóa đã dỡ khỏi tàu là công việc tổng kết xác định lượng hàng cụ thể của từng vận đơn, từng lô hàng đã được dỡ ra khỏi tàu và được cảng xác nhận;

Là khâu cuối cùng cuả việc giao nhận hàng với tàu cùng đại diện của tàu xác nhận hàng hóa thực tế được giao và nhận so với lược khai hàng hóa, vận đơn… nhằm xác nhận hàng hóa thừa hoặc thiếu.

b. Ý nghĩa:

Biên bản kết toán nhận hàng với tàu biểu hiện đầy đủ tính pháp lý:

+ Đối với tàu: chứng minh cho người gửi hàng là hàng đã được vận chuyển và giao hàng tới cảng đích. Đồng thời giải quyết lượng hàng hóa bị thiếu, bị tổn thất trong quá trình vận chuyển.

+ Đối với cảng: chứng minh cho chủ hàng, khách hàng ủy thác số lượng hàng đã được nhận với tàu. Đồng thời Cảng có trách nhiệm bảo quản và giao lại cho chủ hàng, khách hàng đúng với số hàng đã được nhận.

Biên bản kết toán là cơ sở để phân định rõ trách nhiệm đối với số lượng hàng hóa bị thiếu giữa tàu và cảng, chủ hàng, khách hàng

Biên bản làm cơ sở để tính các loại cước phí liên quan.

c. Tác dụng của biên bản kết toán nhận hàng với tàu:

Phân định rõ trách nhiệm của các bên đối với hàng hóa bị thiếu hụt.

Bảo vệ quyền lợi chính trị, kinh tế cho nhà nước nói chung va doanh nghiệp cảng nói riêng.

Tạo diều kiện cho việc giải phóng tàu, giải phóng kho bãi nhanh chóng.

d. Yêu cầu của công tác kết toán:

Phải bảo đảm chính xác cụ thể khối lượng, chủng loại từng đơn vị hàng hóa, từng vận đơn hàng.

Phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp luật hàng hải quốc gia và quốc tế

Phải khẩn trương, nhanh chóng, kịp thời.

Phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của tàu (người giao hàng) và của cảng (người nhận hàng),  phải được lập bàng tiếng anh.

Một số ví dụ:

Ví dụ 1. Hàng bao

- Dự kiến cho:

* Hàng theo lược khai

- Cảng xếp hàng: VLAVOTOK

- Vận đơn: 01

- Số lượng: 60.000 bao gạo (bags of rice)

- Trọng lượng cả bì: 30.120 MT(grosse weight)

- Hàng thực nhận: 59.800 bag of rice

As the Manifest					Actually received
Port of Loading	From B/L	To B/L	Qualyty	Weight	Qualyty	Remarks
VINAVOSTOK Other news Chứng từ giao nhận hàng hóa Phương pháp giao nhận một số loại hàng hóa với tàu Nghiệp vụ gom hàng Quy trình đóng và rút hàng trong container tại CFS và chứng từ liên quan Nghiệm vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Giao nhận hàng hóa tại cảng (TALLY) Môi giới hàng hải Chứng từ Địa lý và công tác tập hợp chi phí cho tàu tại cảng Professional service Bringing you quality and professional services Dedicated partner Fulfill customers' needs, ensure the interests of partners Reliable - Effective Ensure reliable, cost-effective services Our services Vosal's Principles: Prestige, Quality, Efficiency, Cooperation, Harmony of interests × Login or Register Username or Email address* Password* Login Remember me Lost your password? Don't have an account?Register now! VOSAL - ĐẠI LÝ TÀU BIỂN & LOGISTICS VOSCO VOSAL Đại lý tàu biển và Logistics Đại lý tàu biển và Logistics Ô tô VOSAL Đại lý tàu biển và Logistics VOSCO VOSAL Đại lý tàu biển và Logistics VOSCO VOSAL Đại lý tàu biển và Logistics VOSCO Vận tải hàng hoá, Kho bãi và lưu giữ hàng hoá, Sửa chữa phương tiện vận tải VOSAL Đại lý tàu biển và Logistics VOSCO VOSAL Đại lý tàu biển và Logistics VOSCO Đại lý tàu biển và Logistics Đại lý tàu biển và Logistics × CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ TÀU BIỂN VÀ LOGISTICS VOSCO Home Services DOMESTIC & INTERNATIONAL LOGISTICS SERVICE SHIPBROKING SERVICE SHIPPING AGENCY SERVICE        Dịch vụ đại lý tàu biển là một... CONTAINER MAINTENANCE SERVICE STORAGE & WAREHOUSING SERVICE Slideshow Partners Projects Recruitment Vision, mission and core values About us Introduction SHIP CHANDLING SERVICE News Sailing Schedule Phương châm hoạt động Ảnh hoạt động Kiến thức và đời sống Kiến thức Kiến thức đại lý hàng hải INTERNATIONAL SEA FREIGHT SERVICE 1) Tuyến vận chuyển hàng hóa đường biển... VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA NỘI ĐỊA ĐƯỜNG BIỂN SHIP MANAGEMENT SERVICE Company Profle Close  +84 913 065 234