Phương pháp giao nhận một số loại hàng hóa với tàu
1. Giao nhận hàng bách hóa (General Cargo)
a. Đặc điểm:
- Hàng bách hóa là những loại hàng được đóng gói trong các hòm, kiện kích thước vừa và nhỏ chứ không lớn lắm. Vật liệu bao bì đóng gói là bằng bìa cattong, gỗ dán mỏng.
- Trong một chuyến tàu, một hầm tàu (hold) hay một chuyến phương tiện chuyên chở, một mã hàng, có những loại hàng, những lô hàng những vận đơn và nhiều hòm, kiện hàng khác nhau (differant Cargo) các hòm kiện hàng đều có ký mã hàng (KMH), số liệu riêng đặc trưng cho hàng hóa trong lô, trong kiện, trong vận đơn. Trong quá trình xếp dỡ vận chuyển giao nhận và bảo quản hàng bách hóa thường bị đổ vỡ, mất mát, nhầm lẫn.
b. Phương pháp giao nhận hàng bách hóa:
- Khi mã hàng được cẩu lên nhân viên giao nhận phải yêu cầu công nhân để mã hàng trên boong hoặc trên phương tiện vận chuyển khác để cầu tàu sau đó tiến hành kiểm tra và kiểm đếm số lượng từng kiện và cả mã hàng, ghi nhận đầy đủ mã ký hiệu số hòm, kiện của từng hòm kiện vào giấy kiểm nhận hàng với tàu.
- Trong tờ kiểm nhận hàng với tàu, mỗi dòng chỉ thể hiện ký mã hàng của một loại hàng vì vậy đối với những kiện hàng lúc đầu phải ghi nhận KMH nếu sai sau đó kiểm tra và phát hiện có những kiện hàng cùng ký mã hiệu thì ta chỉ ghi số lượng từng hòm kiện tiếp theo và dòng cột số lượng mà không ghi nhận thêm KMH vào giấy kiểm nhận hàng.
- Sau mỗi một kiện hàng hay một mã hàng đã được ghi vào giấy kiểm nhận hàng thì phải yêu cầu người của tàu ký xác nhận
2.Giao nhận hàng bao (cargo in bag)
a. Đặc điểm của hàng bao:
Hàng bao là các loại hàng được đóng gói trong các loại bao
Nguyên liệu của bao thường bằng giấy (paper) nilon, sợi (yarn), vải (cloth) cotton.
Hàng bao được đóng gói gọn nhẹ thường có trọng lượng mỗi bao bì là: 20-25,40,50,70kg loại trọng lượng mỗi bao lớn nhất tối đa là 100kg. Với trọng lượng đó nó phù hợp cho công nhân trong việc xếp dỡ khuân vác. Các KMH, nhãn hiệu của hàng hóa được đóng dấu hoặc ghi trực tiếp lên vỏ bao.
Do vật liệu làm vỏ bao và tính chất hàng bên trong nên hàng bao thường bị hư hỏng do bao bì bị rách vỡ, ướt ngấm dầu ngấm nước (Seocatedby oil,water), mốc thối (rotton) dính chặt vào nhau (sticky together harden)
Trong một chuyến tàu, một hầm tàu, một chuyến phương tiện vận tải hay một lô, một vận đơn thông thường hay có cùng một loại trọng lượng đồng nhất và số lượng bao tuơng đối nhiều.
Vì vậy đối với hàng bao thì trong xếp dỡ vận chuyển và bảo quản cần phải cẩn thận thực hiện đúng quy trình quy tắc kỹ thuật. Sử dụng các công cụ, phương tiện xếp dỡ phù hờp với loại hàng bao để tránh hạn chế hàng bị rách, bị thủng, vỏ bao bị bẩn, ướt, ngấm nước ngấm dầu. Trong giao nhận hàng bao gặp nhiều thuận lợi KMH loại hàng ít, không phức tạp chủ yếu là kiểm đếm chính xác số lượng và phân biệt được loại hàng nguyên vẹn, còn tốt và loại hàng bao bì bị hư hỏng.
b. Phương pháp giao nhận hàng bao:
Do những đặc điểm trên nên việc giao nhận hàng bao tương đối đơn giản. Thường trong một ca sản xuất tại một hầm tàu chúng ta chỉ giao nhận cho một loại hàng. Vì vậy bắt đầu ca sản xuất, với mã hàng đầu tiên nhân viên giao nhận yêu cầu công nhân đặt mã hàng ở boong tàu, hoặc trên một phương tiện vận chuyển sau đó kiểm tra ghi nhận KMH chính xác vào giấy kiểm nhận hàng với tàu.
- Các mã hàng tiếp theo sau ta chỉ việc kiểm đếm số lượng chính xác kiểm tra phát hiện những bao bì hư hỏng. Ghi số lượng từng mã hàng viết vào giấy kiểm hàng.
- Mỗi lần sau khi ghi số lượng mỗi mã hàng vào giấy kiểm hàng thì yêu cầu người giao nhận của tàu ký xác nhận
- Trong quá trình giao nhận nếu kiểm tra phát hiện có những hàng bao hư hỏng và những hàng hư hỏng có biên bản thì ta phải thống nhất và thống kê ghi vào giấy kiểm nhận hàng.
- Cuối ca khi kết thúc sản xuất đối chiếu thống nhất số liệu của nhân viên giao nhận cầu tàu. Hai bên cùng ký xác nhận và trao đổi giấy kiểm hàng cho nhau.
3.Giao nhận hàng máy móc thiết bị (machine lequipment)
a. Đặc điểm:
- Hàng máy móc thiết bị là các loại máy thiết bị được sử dụng trong các ngành công nghiệp, NN, điện, ngành GT, VT. Các loại máy móc và thiết bị này được đóng thành các hòm kiện có kích cỡ và trọng lượng tương đối lớn.
- Có những lọai hàng, những vận đơn đựơc xếp và chuyên chở trong một chuyến tàu, một hầm tàu hay trên cùng một chuyến phương tiện vận tải, các mác, KMH nhãn hiệu hàng hóa và một số đặc trưng kỹ thuật của hàng hóa được thể hiện đầy đủ trên mặt của hòm, kiện. Bên cạnh vỏ hòm, kiện còn đựơc đính kèm theo một tài liệu về chi tiết đóng gói kiện hàng (gọi là chi tiết của kiện hàng – packing list)
- Trong các chứng từ, tài liệu, vận đơn chi tiết, đơn vị hàng của từng lô hàng, từng vận đơn hòm hoặc kiện (case or parkage) của mỗi hòm kiện còn được đánh số để phân biệt giá trị hàng của từng hòm kiện lô. Do vậy khi giao nhận và thể hiện trong các chứng từ đơn vị số lượng hàng được cụ thể rõ ràng. Số lượng hòm kiện trong mỗi vận đơn ít là một nhiều có thể là hàng chục hàng trăm hàng hòm kiện
- Hàng máy móc thiết bị thường bị tổn thất ở các dạng vỡ ván (bro plank) đứt đai (band broken), long đinh (nail detached) đóng gói lại.
Trong giao nhận phải phân biệt và ghi nhận đựơc đầy đủ KMH, số liệu từng hòm kiện, tránh nhầm lẫn.
b. Phương pháp giao nhận:
Hàng máy móc thiết bị mỗi lần xếp dỡ chỉ được số lượng ít mỗi mã hàng chỉ được một hoặc hai đến 3 kiện là nhiều.
- Khi mã hàng hoặc kiện hàng đã được cẩu lên boong hay trên phương tiện chuyên chở, nhân viên giao nhận phải kiểm tra kiện hàng đó còn nguyên vẹn hay không, kiểm tra ghi nhận tất cả KMH, số hòm kiện vào giấy kiểm nhận hàng. Đối chiếu hàng thực tế với chứng từ hàng nhập (lược khai hàng hóa) để ghép vào vận đơn.
- Trong giấy kiểm nhận hàng đối với hàng cùng KMH thì ta thể hiện bằng một dòng, còn số lượng kiện ta ghi tiếp theo phần số lượng. Nếu những hàng hóa có KMH khác nhau thì ta phải thể hiện dòng khác. Mỗi dòng chỉ thể hiện cho một loại KMH.
- Sau một kiện hàng hay mỗi mã hàng phải yêu cầu người giao nhận hàng của tàu ký xác nhận vào đó.
- Khi kết thúc việc giao nhận, nhân viên giao nhận hàng của Cảng và của tàu đối chiếu thống nhất số liệu cùng ký xác nhận và trao đổi chứng từ cho nhau. Đối với những kiện hàng giao nhận trong điều kiện đặc biệt (hàng hư hỏng mác mã không rõ ràng có ghi phải ghi chú riêng vào giấy kiểm nhận).
4. Giao nhận máy móc thiết bị trần
a. Đặc điểm:
- Hàng máy móc và thiết bị trần là những loại hàng không thể đóng gói bao kiện kín được. Thường là các loại máy móc thiết bị dùng công nghiệp nặng chế tạo, khai khoáng hầm mỏ, trong quốc phòng hoặc giao thông vận tải.
- Các loại hàng này có kích thước và trọng lượng lớn chiếm nhiều diện tích, thể tích khi vận chuyển, xếp dỡ và bảo quản nhiều các chi tiết, phụ kiện của máy, thiết bị hoặc các hòm phụ tùng dụng cụ đồ nghề kèm theo được tính cùng với máy và thiết bị, các ký mã hiệu , nhãn hiệu của hàng có khi in trực tiếp lên kiện hàng cũng thường là in vào các tấm biển treo đính vào kiện hàng.
- Do đặc điểm của hàng hóa như vậy nên hàng thường bị tổn thất ở các dạng: bị va quệt, rơi đổ, bẹp và biến dạng, mất các phụ kiện, chi tiết, các hòm phụ tùng đồ nghề kèm theo mất hết các ký mã hiệu nên không phân biệt được chủ hàng hay vận đơn nào.
- Khi xếp dỡ các loại hàng này phải bố trí và trọn các phương tiện và công cụ phù hợp để bảo đảm an toàn. Vì có kích thước và trọng lượng lớn, cồng kềnh nên phạm vi di chuyển của nó phải rộng các loại dây cáp, đòn gánh, quang treo, các loại xe cần cẩu, phải có tay với tầm hoạt động lớn mới bảo đảm an toàn. Trong giao nhận và bảo quản tuy số lượng đơn vị trong một lô, một vận đơn hay trong một ca sản xuất không nhiều. Nhưng ngoài bản thân thiết bị máy phải chú ý tới các chi tiết máy, các linh kiện, các hòm phụ tùng nghề kèm theo vì những chi tiết phụ kiện này thường hay xảy ra hư hỏng, mất mát.
b. Phương pháp giao nhận:
Mỗi kiện hàng được cẩu lên ta phải kịp thời xác định và ghi nhận được ký mã hiệu của hàng hóa, ghi vào giấy kiểm nhận hàng. Phải kiểm tra xem xét kiện hàng có an toàn, có nguyên vẹn không, các phụ kiện chi tiết kèm theo có ở trong điều kiện tốt hay không, nếu hàng hóa bị tổn thất đã có biên bản chưa, nếu có hàng đã được kiểm tra và đã được giám định đã có (C.O.R) biên bản hàng tổn thất thì ta kết thúc nhận hàng.
- Mỗi kiện hàng phải ghép vào vận đơn khi đối chiếu ký mã hiệu giữa thực tế và lược khai hàng hóa, đơn vị một kiện hàng phải xác định và thể hiện trong giấy kiểm nhận hàng chính xác và đầy đủ, không để nhầm lẫn giữa đơn vị này và đơn vị khác giữa kiện máy và kiện thiết bị ruột bị rơi vãi ra ngoài.
- Nếu trong lược khai hàng hóa hoặc trong vận đơn chi tiết có thể hiện và phân biệt đơn vị giữa kiện máy và kiện thiết bị với đơn vị các linh kiện, phụ kiện kèm theo thì khi giao nhận và trong giấy kiểm nhận hàng với tàu chúng ta phải thể hiện tương ứng.
- Ngược lại trong lược khai hàng hóa và vận đơn chi tiết không phân biệt thì khi giao nhận và trong giấy kiểm nhận hàng chúng ta phải thể hiện tương ứng.
- Ngược lại trong lược khai hàng hóa và vận đơn chi tiết không phân biệt, mà trong thực tế ta phải phân biệt được, thì khi giao nhận và trong giấy kiểm nhận hàng với tàu ta chỉ được ghi thể hiện ở dòng ghi chú đơn vị của các linh kiện, phụ kiện không được dùng làm đơn vị chính thức như phụ kiện máy thiết bị.
- Mỗi một kiện hàng khi được ghi vào giấy kiểm nhận hàng phải có người giao nhận của tàu ký xác nhận.
- Khi giao nhận xong và kết thúc ca sản xuất phải đối chiếu thống nhất số liệu với nhận viên giao nhận của cầu tàu hai bên cùng ký xác nhận và trao đổi chứng từ giao nhận cho nhau.
5. Phương pháp giao nhận các loại xe lăn bánh:
a. Đặc điểm:
- Xe lăn bánh là tất cả các loại xe có bánh lốp hoặc bánh xích. Các loại xe ôtô, máy kéo, các loại cần cẩu ô tô, các loại phương tiện máy móc di chuyển đều thuộc loại hàng này.
- Loại hàng này có kích thước, trọng lượng lớn siêu trường, siêu trọng, nhiều bộ phận khi xếp dỡ, vận chuyển và bảo quản chiếm nhiều diện tích, thể tích, bản thân các loại xe, thiết bị lăn bánh dễ bị bẹp và biến dạng, bị tróc sơn, vỡ kính, vỡ đèn.
Do vậy không được xếp khác nhau, không được xếp chồng đè, không được để hàng bị va quệt hoặc va quệt với các loại hàng khác. Vì vậy các phương tiện công cụ xếp dỡ phải tuyệt đối đảm bảo an toàn khi xếp dỡ, vận chuyển, có không gian tương đối lớn.
- Loại hàng xe thiết bị lăn bánh thường bao giờ cũng có hòm phụ tùng, túi đồ nghề, và một số phụ kiện khác kèm theo đi cùng lốp phụ tùng, ắc quy, các biển ký mã hiệu được in bằng giấy, bằng các tấm gỗ mảnh, tôn mỏng dán chặt vào cabin hoặc gắn chặt trên xe, trên máy ở những vị trí tương đối phát hiện.
- Đơn vị tính loại hàng này chiếc hoặc kiện lớn số lượng hàng trong một vận đơn, một lô hàng hay cùng một ca sản xuất không nhiều có khi một lô chỉ có một hoặc hai xe.
Trong quá trình giao nhận các loại xe lăn bánh không đơn giản, tương đối phức tạp như các loại hàng bách hóa, đòi hỏi người giao nhận phải tinh thông nghiệp vụ, linh hoạt và phát hiện kịp thời hư hỏng, mất mát, thiếu phụ tùng, linh kiện và biết phương pháp giải quyết kịp thời trong khi giao nhận.
b. Phương pháp giao nhận hàng xe lăn bánh:
Loại hàng này trước lúc tiến hành xếp dỡ, giao nhận thường được tổ chức giám định và kiểm tra chi tiết cụ thể được đánh giá phát minh đặc điểm và hiện trạng thực tế của hàng hóa. Vì vậy khi giao nhận phải căn cứ vào nội dung đã được thể hiện của biên bản hoặc chứng thư công ty giám định để nhận trực tiếp với tàu hoặc giao chủ hàng.
- Khi mã hàng đã được cẩu lên và đã được xếp đặt ở vị trí quy định. Nhân viên giao nhận phải kiểm tra hàng hóa thực tế đối chiếu với nội dung của biên bản giám định. Nếu trong quá trình kiểm tra đối chiếu phát hiện thấy thực tế và chứng từ không phù hợp thì phải tiến hành lập biên bản bổ sung và yêu cầu tàu phải ký xác nhận.
- Khi ghi nhận vào Tally report ta phải lấy đầy đủ ký mã hiệu, số liệu ghép vào số vận đơn, ghi chú những nội dung cần thiết và kèm theo biên bản giám định.
- Đơn vị mỗi kiện hàng: mỗi xe, máy hay thiết bị ta phải căn cứ vào đơn vị có trong bản lược khai hàng hóa, trong vận đơn chi tiết để thể hiện trong Tally Report.
Vì thông thường mỗi xe, máy thiết bị còn bao gồm một số hàng phụ tùng, túi đồ nghề, một số phụ kiện khác nếu trong chứng từ hàng hóa có thể hiện các đơn vị loại này thì trong giấy kiểm hàng ta cũng phải ghi và thể hiện đầy đủ tương ứng. Ngược lại thực tế hàng hóa của các loại này, mà chứng từ hàng hóa ban đầu không có thì trong giấy kiểm nhận hàng ta cũng không phải thể hiện các đơn vị chi tiết, mà chỉ thể hiện đơn vị tính của vận đơn, còn các bộ phận chi tiết ta thể hiện ở dạng ghi chú.
*) Ví dụ: Trong lược khai hàng hóa hoặc vận đơn chi tiết hàng hóa có ghi:
- Vận đơn No1 có:
+ 01 xe ô tô
+ 02 lốp dự phòng
+ 02 bình ắc quy.
(01 hòm phụ tùng: 01 case of spare part)
Khi kiểm tra đối chiếu thực tế hàng có như vậy thì trong giấy kiểm nhận hàng với tàu ta phải ghi:
- Vận đơn số 01 nhận: 01 xe ô tô, 02 lốp dự trữ, 02 bình ắc quy, 01 hòm phụ tùng.
Nếu trong lược khai hàng hóa và trong vận đơn chi tiết hàng hóa ghi:
- Vận đơn 01 có: 01 xe ô tô, 02 lốp dự trữ, 02 bình ắc quy, 01 hòm phụ tùng.
Như vậy, trong giấy kiểm nhận hàng với tàu ta chỉ được thể hiện và ghi chú như sau:
- Vận đơn 01: Nhận 01 xe ô tô.
+ Ghi chú: Ngoài ra có nhận thực tế 02 lốp dự trữ, 02 bình ắc quy, 01 hòm phụ tùng. Mỗi một kiện hàng khi thể hiện trong giấy kiểm nhận hàng nhân viên giao nhận của tàu phải ký xác nhận.
Khi kết thúc giao nhận, hay ca sản xuất, nhân viên giao nhận của Cảng và của tàu phải thống nhất lại số liệu, ký xác nhận và cùng nhau trao đổi chứng từ.
6.Phương pháp giao nhận hàng sắt thép (Steel Cargo)
a. Đặc điểm:
Hàng sắt thép là loại hàng ít được đóng gói thường để trần, hình dáng kích thước các kiện hàng được đóng gói nhiều dạng, nhiều kiểu khác nhau cho phù hợp với bản thân tưng loại hàng: Sắt cuộn tròn (coil rool seet), dây thép cuộn (coil of wire steel), sắt ống (Steel pipe), sắt bó (bunde steel), tôn tấm (steel plate).
- Các kiện hàng nhất là sắt bó và tôn tấm có trọng lượng và kích thước lớn, nhiều trường hợp do bản thân của hàng có khối lượng lớn nên bản thân mỗi ống sắt, thép, mỗi ống gang hoặc mỗi cây sắt, thép là 1 kiện.
- KMH của hàng hóa được in trên các tấm tôn mỏng gắn trên các kiện hàng. Đối với những kiện hàng có điều kiện thì in trực tiếp lên bề mặt kiện hàng. Các tấm tôn mỏng (steel sheet thin) KMH một thời gian bị han rỉ (rusty) hoặc qua một vài lần xếp dỡ sẽ bị đứt nên gây ra khó khăn cho việc giao nhận hàng nhất là khi tra ghép vào vận đơn, khi giao cho các chủ hàng thiếu chính xác.
- Quá trình xếp dỡ và giao nhận hàng sắt thép phải chú ý nhiều đến khâu an toàn. Không được đến gần, không được dùng tay không để điều chỉnh mã hàng khi đang cẩu. Phải để kiện hàng, mã hàng thật ổn định mới được lại kiểm tra xác định và ghi nhận KMH.
b. Phương pháp giao nhận:
Đối với những kiện hàng sắt thép còn nguyên đai kiện, KMH còn đầy đủ, việc ghi nhận xác đinh được chính xác cụ thể thì việc tiến hành giao nhận kiểm đếm ghi chép vào các chứng từ đối chiếu xác nhận với người giao nhận giống tương tự như các loại hàng thiết bị khác.
Đối với những kiện hàng bị mất biển KMH hay hàng bị vỡ rời thì khi giao nhận vào các chứng từ ta phải căn cứ vào chi tiết đóng gói để quy định ra hiện trạng thực tế hàng bị vỡ rời, tổn thất.
Một số loại sắt thép thông thường cho dù không còn KMH nhưng căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa ta vẫn xác định được hàng thuộc vận đơn nào, chủ hàng và vẫn tiến hành giao nhận đựơc.
* Ví dụ:
Trong chi tiết vận đơn thường ghi sắt tròn φ6, φ8, φ10 hay thép ống dài (tube steel lengh)
φL = 1200mm, đường kính: φ200mm
Đối chiếu số hàng thực tế khi giao nhận, cũng cần ghi chi tiết như vậy.
7. Phương pháp giao nhận hàng rời (cargo inbulk)
a. Đặc điểm:
Hàng rời là tất cả các loại hàng không được đóng gói, ở dạng rời trong quá trình vận chuyển xếp dỡ, giao nhận và bảo quản vẫn ở dạng nguyên rời của nó.
- Hàng rời như than, quặng (coal, prike) các loại ngũ cốc (perovi sion), phân bón ở dạng rời.
Trong xếp dỡ, giao nhận ở Cảng ta thường gặp hàng rời ở hai dạng sau đây.
+ Hàng rời được chuyên chở, vận chuyển nguyên cả lô, cả vận đơn, cả hầm tàu, hay nguyên cả 1 chuyến tàu.
+ Hàng rời do những bao hàng bị rách, số lượng bao bị rách vỡ nhiều không có khả năng đóng gói được kịp thời nên khi xếp dỡ và giao nhận phải tiến hành thực hiện trong điều kiện hàng rời như: xi măng, gạo, bột mỳ.
Cả hai trường hợp trên thì hình thức và phương pháp giao nhận như nhau.
Hàng rời thường tổn thất ở các dạng: đóng bánh, dính chặt vào nhau, mất phẩm chất, ẩm ướt, mốc thối.
b. Phương pháp giao nhận:
Trước lúc tiến hành giao nhân hàng rời nhất là đối với những loại hàng dễ bị tổn thất. Chúng ta phải tổ chức kiểm tra giám định chất lượng của hàng hóa. Nếu hàng hóa bị hư hỏng mất phẩm chất ta phải lập biên bản sau đó mới thực hiện xếp dỡ và giao nhận.
- Khi giao nhận: Việc xác định KMH hàng ta căn cứ các chứng từ hàng hóa, lược khai hàng hóa, vận đơn chi tiết hàng hóa, xác định được KMH ta ghi vào giấy kiểm nhận hàng với tàu.
- Để xác đinh trọng lượng hàng hóa của từng chuyến phương tiện, từng ca sản xuất ta có phương pháp xác định trọng lượng hàng rời như đã nêu ở phần (b mục 2 chương II).
- Đối với hàng rời việc kết toán với tàu thường là kết toán cả lô sun fát hàng rời (alot of in bulk sulphate) vận đơn hay nguyên hàng của hầm tàu, chuyến tàu. Do vậy hàng ca ngày tàu ít có người giao nhận do do nhân viên kho hàng của Cảng tự chủ động nhận và giao cho phương tiện.
- Còn những lô hàng rời từ các bao hàng rách vỡ thì nếu xác định đựơc trọng lượng chính xác thì khi giao nhận và biên bản kết toán ta phải tổng hợp số liệu và ký với tàu chính xác. Với những lô hàng không có điều kiện giao nhận cụ thể chính xác trọng lượng hàng thì ngoài số lượng bao hàng xác định được chính xác, còn hàng rời ta vẫn phải ký xác nhận một lô chung không cụ thể mà số lượng chính xác phải được đóng gói qua cân hoặc tổ chức giám định sau.
