Quy trình đóng và rút hàng trong container tại CFS và chứng từ liên quan

1. Quy trình đóng và rút hàng trong container

a. Quy trình đóng hàng vào container: 

Bên thuê kho sẽ gửi hướng dẫn đóng hàng cho CFS trước một ngày. 1. Quy trình đóng và rút hàng trong container

CFS phải đảm bảo năng lực, phương tiện và công nhân đóng hàng để kịp xuất tàu. CFS phải phối hợp với hải quan và nếu cần phải phối hợp với giám sát của bên thuê kho.

Đầu tiên là tiếp nhận danh mục hàng hóa và yêu cầu của chủ hàng về loại container.

Tiếp nhận hàng: tiến hành đối chiếu kiểm tra hàng về chủng loại, số lượng, kiểm tra chất lượng vỏ container.

Điều động công nhân bốc xếp thủ công hay cơ giới. Bốc xếp hàng vào container theo thứ tự xếp hàng của chủ hàng.

Cuối cùng hải quan kiểm tra và kẹp chì.

b. Quy trình rút hàng ra khỏi container tại CFS

Khi tàu đến, người vận chuyển nhận nguyên container hàng lẻ từ tàu, xin phép hải quan vận chuyển container hàng lẻ về CFS để rút hàng khỏi container. Việc vận chuyển hàng về kho CFS phải được sự đồng ý của hải quan và chịu sự giám sát chặt chẽ của hải quan CFS.

Sau đó, đại lý tàu gửi cho người nhận hàng Thông báo hàng đến để người nhận hàng chuẩn bị phương tiện lấy hàng. Khi nhận được thông báo này, chủ hàng trình vận đơn hợp lệ cho đại lý hãng tàu để họ cấp lệnh giao hàng DO.

Chủ hàng sau khi có DO sẽ đem 1 bản đến Hải quan để làm thủ tục nhập khẩu. Chủ hàng làm thủ tục đăng ký mở tờ khai, đăng ký kiểm hóa tại cơ quan hải quan.

Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng mang bộ chứng từ nhận hàng cùng 1 bản DO đến CFS của người vận chuyển để đăng ký nhận hàng.

Khi nhận được DO của hãng tàu do người nhận trình, bộ phận quản lý kho CFS sẽ lưu lệnh DO này và phát cho người nhận Phiếu xuất kho.

Chủ hàng cho phương tiện ra nhận hàng tại nơi quy định của kho dưới sự giám sát của hải quan kho CFS, trả cho kho các khoản phí, sau đó vận chuyển hàng về kho riêng của mình.

Nếu nhận hàng tại CFS cảng thì thủ tục tương tự như nhận nguyên container ở CY cảng. Người vận chuyển phát DO cho chủ hàng khi chủ hàng trình vận đơn hợp lệ. Chủ hàng mang 1 bản DO tới hải quan làm thủ tục nhập khẩu và đến CFS cảng nhận hàng theo quy định về thủ tục giao nhận của cảng.

c. Quy trình giao nhận hàng lẻ tại bãi container:

Hàng lẻ thường là hàng hòm, hàng kiện, hàng cotton, hàng bao, quá trình giao nhận như sau:

Tiếp nhận lệnh giao hàng.

Đối chiếu hàng mô tả trong hóa đơn với hàng thực tế.

Viết phiếu xuất kho.

Báo cáo với hải quan, giám sát với hàng lẻ.

Làm thủ tục hải quan.

Hướng dẫn chủ hàng thanh toán cước phí: phí CFS, phí bốc xếp, phí lưu kho, phí giao nhận.

Điều động công nhân bốc xếp thủ công hoặc công nhân cơ giới bốc hàng lên xe chủ hàng.

Cùng chủ hàng kiểm tra đúng, đủ, nguyên đai nguyên kiện hàng hóa. 

2. Chứng từ trong nghiệp vụ đại lý gửi bằng container.

a. Thoả thuận lưu khoang (Booking Note):

Thoả thuận lưu khoang sẽ thay thế hợp đồng vận chuyển hàng hóa và được ký kết giữa hãng tàu với người thuê vận chuyển.

Người gửi hàng sẽ cung cấp chi tiết của lô hàng sau khi được người thuê vận chuyển chấp nhận vận chuyển. Trong đó phải nêu:

+ Tên, địa chỉ người gửi hàng

+ Chi tiết hàng hóa, trọng lượng

+ Số lượng, chủng loại container

+ Cảng xếp, dỡ

+ Cước phí, hình thức thanh toán

+ Tàu, ngày khởi hành, ngày, nơi đóng hàng

+ Loại vận đơn

Người giao nhận (3PL) sẽ thay mặt người gửi hàng lập Booking Note gửi tới hãng tàu

b) Lệnh cấp container rỗng (Empty Container Delivery Order)

Lệnh giao vỏ container do đại lý hãng tàu ký phát, yêu cầu bộ phận quản lý container rỗng cấp vỏ container cho khách hàng để đóng hàng (đóng tại bãi hoặc kho riêng).

Có 2 loại giao vỏ container:

- Lệnh cấp container rỗng có chỉ danh.

- Lệnh cấp container rỗng không chỉ danh.

*) Lệnh cấp container rỗng có chỉ danh: Là lệnh mà trên đó người vận chuyển container hoặc đại lý của họ yêu cầu bộ phận quản lý container rỗng cấp đích danh container số hiệu nào đó.

*) Lệnh cấp container rỗng không chỉ danh: Là lệnh trên đó người vận chuyển hoặc đại lý của họ không yêu cầu đích danh một container có số hiệu cụ thể (không ghi số hiệu container). Trên lệnh này người ta chỉ ghi loại container, chủ khai thác container.

Trong trường hợp là loại không chỉ danh thì mục số hiệu container sẽ được để trống. Bộ phận quản lý container xác định đúng loại container và giao cho khách hàng.

Khi tiến hành cấp container rỗng theo các lệnh có chỉ danh, nhiều khi cảng gặp khó khăn do phải dời dịch một số lượng lớn những container khác để lấy được một container đúng yêu cầu.

Một lệnh cấp container rỗng phải có các nội dung sau:

+ Tên khách hàng

+ Số hiệu container

+ Loại và kích cỡ

+ Chủ khai thác container

+ Bãi hạ container sau khi đóng hàng

Nếu là loại đích danh số hiệu container thì phải được giao đúng container đó.

c. Lệnh hạ container hàng xuất:

Chủ hàng phải khai báo những nội dung cần thiết trên một mẫu in sẵn do hãng tàu phát hành sau khi đã đóng hàng vào container vào bãi chứa hàng xuất.

Khi container hàng xuất được giao vào bãi chứa ở cảng, chủ hàng phải xuất trình chứng từ gọi là Container Packing List có xác nhận của hãng tàu khai thác container. Nội dung của chứng từ này bao gồm:

+ Tên tàu sẽ chở hàng và hành trình

+ Số hiệu container

+ Số chì của hãng tàu (Seal)

+ Trọng lượng hàng và thể tích

+ Tên người gửi hàng

+ Chủ khai thác container (hãng tàu)

Chứng từ này trước khi giao cho bộ phận quản lý hàng xuất của cảng phải được đăng ký tại đại lý hãng tàu để kiểm tra và lập hồ sơ hàng xuất. Bộ phận này kiểm tra, vào sổ để yêu cầu cảng tiến hành nhận hàng và sắp xếp theo đúng khu vực để xếp xuống tàu như chỉ định.

Về nguyên tắc cảng phải trực tiếp kiểm tra số container, số chì, tình trạng container trước khi nhận vào bãi. Cảng chỉ nhận container đúng số hiệu và số chì như mô tả trên chứng từ và phải chịu mọi trách nhiệm đối với hàng hóa kể từ đó.

d. Phiếu gửi hàng (Shipping Note):

Phiếu gửi hàng là chứng từ do người gửi hàng phát hành cho người vận chuyển yêu cầu đặt chỗ cho lô hàng được xếp. Nó là sự cam đoan tõ phía người gửi hàng về việc xếp hàng lên tàu và là bước khởi đầu cho việc lập vận đơn.

e. Danh sách container xếp lên tàu (Loading List):

Đây là danh sách các container xếp lên hoặc dỡ xuống theo từng máng và đồng thời là một chứng từ quan trọng theo đó khâu khai thác phải làm khi xếp container lên tàu.

f. Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt):

Là giấy chứng nhận hàng đã xếp lên tàu. Hiện nay hầu hết các hãng tàu đều ký Lược khai hàng xuất với Thuyền trưởng mà không cần đến Mate’s Receipt trừ trường hợp đối với container lạnh và container chứa hàng nguy hiểm.

g. Vận đơn đường biển (Bill of Lading):

 Là một chứng từ vận tải đường biển do người vận chuyển (Carrier) hoặc người đại diện của họ cấp phát cho người gửi hàng (Shipper) sau khi đã xếp hàng hóa lên tàu hoặc sau khi người vận chuyển đã nhận hàng để vận chuyển.

Vận đơn có nhiều loại và được sử dụng vào các mục đích khác nhau. Phần sau sẽ đề câp rõ hơn về chức năng và các loại vận đơn.