Nghiệp vụ Đại lý tàu biển
.jpg)
1. Thủ tục đến cảng đối với tàu nước ngoài
a. Yêu cầu chung đối với tàu vào cảng biển:
Tất cả các loại tàu nước ngoài, không phân biệt lớn nhỏ, quốc tịch và mục đích sử dụng chỉ được phép vào cảng biển khi có đủ điều kiện an toàn, an ninh, phòng ngừa ô nhiễm môi trường.
Chỉ được phép vào các cảng biển đã được công bố mở cảng và đưa vào sử dụng.
b. Thủ tục xin phép đến cảng với một số loại tàu đặc thù.
Một số loại tàu đặc thù đến cảng, có quy định thủ tục riêng như:
- Đối với tàu quân sự.
- Đối với tàu có động cơ chạy bằng năng lượng hạt nhân, vận chuyển chất phóng xạ.
- Tàu thuyền đến theo lời mời của Chính phủ.
- Tàu hoạt động nghiên cứu khoa học...
2. Thủ tục tàu thuyền đến và rời cảng biển
a. Những công việc trước khi tàu đến cảng
- Thông báo tàu thuyền đến cảng:
Trước khi tàu đến cảng, Chủ tàu/Đại lý phải gửi đến Cảng vụ Hàng hải thông báo tàu đến.
- Nội dung thông báo:
+ Tên, quốc tịch, nơi đăng ký của tàu và tên chủ tàu.
+ Chiều dài, rộng, cao và mớn nước của tàu khi dến cảng.
+ Tổng dung tích, trọng tải toàn phần, số lượng và loại hàng hóa chở trên tàu.
+ Số lượng thuyền viên, hành khách và những người đi theo tàu.
+ Tên cảng rời cuối cùng và thời gian dự kiến tàu đến cảng.
+ Mục đích đến cảng.
(Với các tàu đặc thù đến cảng, phải xuất trình giấy phép hoặc văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền).
+ Tên đại lý của Chủ tàu tại Việt Nam.
- Thời gian thông báo:
+ Đối với các loại tàu thông thường, thời gian thông báo chậm nhất 08 giờ trước khi tàu dự kiến đến cảng.
+ Đối với các tàu đặc thù, chậm nhất 24 giờ trước khi tàu dự kiến đến cảng.
- Xác báo tàu thuyền đến cảng:
Chậm nhất 02 giờ trước khi tàu dự kiến đến vùng đón trả hoa tiêu, Đại lý phải xác báo cho Cảng vụ Hàng hải chính xác thời gian tàu đến. Trường hợp có người ốm, chết, cứu người trên biển... phải thông báo rõ tên tuổi, quốc tịch, tình trạng bệnh tật, lý do tử vong và các yêu cầu liên quan khác.
b. Thủ tục khi tàu đến cảng:
- Tàu thuyền vận chuyển tuyến nội địa
- Địa điểm làm thủ tục: Trụ sở chính hoặc văn phòng đại diện của Cảng vụ hàng hải.
- Thời hạn làm thủ tục của chủ tàu: chậm nhất là 02 giờ kể từ khi tàu đã neo đậu tại cảng; hoặc 04 giờ từ khi tàu đã neo đậu tại vùng nước cảng.
- Thời hạn làm thủ tục của cơ quan quản lý Nhà nước: chậm nhất 01 giờ kể từ khi đại lý xuất trình, nộp đủ các giấy tờ quy định.
- Giấy tờ phải nộp (bản chính – theo mẫu ở phần Phụ lục)
+ 01 bản khai chung.
+ 01 danh sách thuyền viên.
+ 01 danh sách hành khách (nếu có).
+ Giấy phép rời cảng cuối cùng.
- Giấy tờ phải xuất trình (bản chính)
+ Giấy chứng nhận đăng ký tàu.
+ Các giấy chứng nhận về an toàn kỹ thuật của tàu theo quy định.
+ Sổ thuyền viên.
+ Chứng chỉ chuyên môn của thuyền viên theo quy định.
- Tàu thuyền Việt Nam và nước ngoài nhập cảnh
- Địa điểm làm thủ tục: trụ sở chính hoặc văn phòng đại diện của Cảng vụ hàng hải.
- Trường hợp làm thủ tục tại tàu:
+ Tàu khách.
+ Có cơ sở để nghi ngờ tính xác thực khai báo về kiểm dịch của tàu.
- Thời hạn làm thủ tục của đại lý: chậm nhất 02 giờ kể từ khi tàu đã vào vị trí neo đậu theo chỉ định của Giám đốc Cảng vụ.
- Thời hạn làm thủ tục của các cơ quan quản lý Nhà nước chuyên ngành: không quá 01 giờ từ khi người làm thủ tục đã nộp, xuất trình đủ các giấy tờ hợp lệ.
- Giấy tờ phải nộp (bản chính – theo mẫu ở phần Phụ lục)
+ 03 bản khai chung: nộp cho Cảng vụ hàng hải, Biên phòng cửa khẩu, Hải quan cửa khẩu.
+ 03 danh sách thuyền viên: nộp cho Cảng vụ hàng hải, Biên phòng cửa khẩu, Hải quan cửa khẩu.
+ 01 danh sách hành khách (nếu có) nộp cho Biên phòng cửa khẩu.
+ 01 bản khai hàng hóa: nộp cho Hải quan cửa khẩu.
+ 02 bản khai hàng hóa nguy hiểm: nộp cho Hải quan cửa khẩu và Cảng vụ hàng hải.
+ 01 bản khai dự trữ của tàu: nộp cho Hải quan cửa khẩu.
+ 01 bản khai kiểm dịch y tế: nộp cho cơ quan Kiểm dịch y tế.
+ 01 bản khai kiểm dịch thực vật (nếu có) nộp cho cơ quan kiểm dịch thực vật.
+ 01 bản khai kiểm dịch động vật (nếu có) nộp cho cơ quan kiểm dịch động vật.
+ Giấy phép rời cảng cuối cùng (bản chính) nộp cho Cảng vụ hàng hải.
- Giấy tờ phải xuất trình (bản chính)
+ Giấy chứng nhận đăng ký tàu.
+ Các giấy chứng nhận về an toàn kỹ thuật của tàu theo quy định.
+ Chứng chỉ chuyên môn của thuyền viên theo quy định.
+ Hộ chiếu thuyền viên, Sổ thuyền viên.
+ Phiếu tiêm chủng quốc tế của thuyền viên.
+ Các giấy tờ liên quan đến hàng hóa chở trên tàu.
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch y tế.
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (nếu có).
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (nếu hàng hóa là sản phẩm động vật) của nước xuất hàng.
+ Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ tàu về ô nhiễm môi trường, nếu là tàu chuyên dùng vận chuyển dầu mỏ, hàng nguy hiểm khác.
+ Hộ chiếu, phiếu tiêm chủng quốc tế của hành khách.
- Ghi chú:
+ Các cơ quan quản lý Nhà nước chuyên ngành chỉ được yêu cầu Chủ tàu /Đại lý nộp, xuất trình những giấy tờ có liên quan đến chức năng quản lý theo quy định và sau khi hoàn thành thủ tục phải báo cho Cảng vụ Hàng hải biết.
+ Tàu biển đã làm thủ tục nhập cảnh ở một cảng của Việt Nam, sau đó đến cảng khác của Việt Nam thì không phải làm tiếp thủ tục nhập cảnh. Cảng vụ hàng hải nơi tàu đến căn cứ Giấy phép rời cảng trước và Bản khai chung để quyết định cho tàu vào hoạt động tại cảng. Các cơ quan quản lý Nhà nước chuyên ngành căn cứ hồ sơ chuyển cảng từ cảng tàu rời để thực hiện nghiệp vụ quản lý của mình.
c. Những công việc đại lý phục vụ tàu tại cảng
- Theo dõi làm hàng của tàu
Hàng ngày Đại lý phải có trách nhiệm theo dõi tình hình tàu làm hàng, cập nhật số liệu để báo cáo cho Chủ tàu.
Đôn đốc các bên liên quan mở các máng bốc dỡ để đẩy nhanh tiến độ làm hàng theo kế hoạch.
Giải quyết các tranh chấp phát sinh liên quan đến giải phóng tàu.
- Phục vụ thuyền viên
Đại lý thực hiện các công việc liên quan đến thay đổi thuyền viên (nếu có) theo yêu cầu của Chủ tàu.
Làm các công việc liên quan khác đến thuyền viên theo yêu cầu của Thuyền trưởng: tiêm chủng, thuyền viên đi bờ, ốm đau, khám chữa bệnh...
- Cung ứng cho tàu.
Theo điện yêu cầu của Chủ tàu/Thuyền trưởng, Đại lý thu xếp với các đơn vị cung ứng để cung ứng cho tàu: nhiên liệu, nước ngọt, thực phẩm....
Trường hợp tàu có phát sinh sửa chữa nhỏ, Đại lý phải thu xếp với các đơn vị ở khu vực cảng để sửa chữa cho tàu.
Ngoài ra, đại lý thực hiện các dịch vụ cung ứng khác khi có yêu cầu.
- Liên lạc thường xuyên với chủ tàu / người khai thác.
Đại lý phải có trách nhiệm liên lạc thường xuyên với chủ tàu/người khai thác tàu tối thiểu 02 lần/ngày để báo cáo tình hình của tàu tại cảng. Trường hợp có nhiều phát sinh đến hoạt động của tàu, Đại lý cần giữ liên lạc thường xuyên để nhận các yêu cầu của Chủ tàu.
- Lập các chứng từ liên quan đến giải phóng tàu: NOR, SOF...
Khi Thuyền trưởng ủy quyền, Đại lý lập và trao thông báo sẵn sàng làm hàng (NOR – Notice of readiness) tới Người nhận hoặc người gửi hàng khi tàu đến cảng để người nhận / người gửi hàng chuẩn bị thu xếp thời gian, phương tiện để làm hàng.
Đại lý phải ký, phát lệnh giao hàng (D/O - Delivery order) để Người nhận hàng tiến hành làm các thủ tục liên quan đến việc nhận hàng hóa.
Trong thời gian tàu làm hàng, cập nhật số liệu để lập SOF (Statement of fact). Chứng từ sẽ được xác nhận bởi các bên sau khi tàu kết thúc làm hàng gồm: Đại lý, Người nhận hàng, Thuyền trưởng. Sau đó chứng từ này được tập hợp để gửi cho Chủ tàu. Đây là chứng từ cơ sở làm căn cứ để chủ tàu tính thưởng phạt giải phóng tàu.
Thay mặt người ủy thác ký các chứng từ, hóa đơn liên quan đến thuê thiết bị, phương tiện (nếu có) để giải phóng tàu nhanh.
d. Khi tàu rời cảng.
- Thông báo tàu rời cảng
Chậm nhất 02 giờ trước khi tàu rời cảng, Đại lý phải thông báo cho Cảng vụ hàng hải biết thời gian dự kiến tàu rời cảng.
Đối với tàu xuất cảnh, sau khi nhận được thông báo của Đại lý, Cảng vụ hàng hải có trách nhiệm thông báo cho các cơ quan quản lý Nhà nước chuyên ngành để làm thủ tục cho tàu.
- Thủ tục khi tàu rời cảng
Tàu thuyền hoạt động tuyến nội địa
- Địa điểm làm thủ tục: trụ sở hoặc văn phòng Cảng vụ hàng hải.
- Thời hạn làm thu tục: chậm nhất 02 giờ trước khi tàu rời cảng.
- Thời hạn làm thủ tục của cơ quan quản lý Nhà nước: chậm nhất 01 giờ kể từ khi Đại lý xuất trình, nộp các loại giấy tờ hợp lệ.
- Giấy tờ phải nộp (bản chính – theo mẫu tại Phụ lục): 01 bản khai chung.
- Giấy tờ phải xuất trình (bản chính).
+ Các giấy chứng nhận của tàu và chứng chỉ khả năng chuyên môn của thuyền viên (nếu có thay đổi so với khi đến).
+ Các giấy tờ liên quan đến xác nhận việc nộp phí, lệ phí, tiền phạt hoặc thanh toán các khoản nợ theo quy định.
Tàu thuyền xuất cảnh
- Địa điểm làm thủ tục: trụ sở hoặc văn phòng đại diện của Cảng vụ.
- Thời hạn làm thủ tục của Đại lý: chậm nhất 02 giờ trước khi tàu rời cảng. Riêng tàu khách và tàu chuyên tuyến chậm nhất là ngay thời điểm tàu chuẩn bị rời cảng.
- Thời hạn làm thủ tục của cơ quan quản lý Nhà nước: chậm nhất 01 giờ từ khi người làm thủ tục đã nộp, xuất trình đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định.
- Giấy tờ phải nộp (bản chính theo mẫu tại Phụ lục).
+ 03 bản khai chung nộp cho Cảng vụ hàng hải, Biên phòng cửa khẩu, Hải quan cửa khẩu.
+ 03 danh sách thuyền viên (nếu thay đổi so với khi đến) nộp cho Cảng vụ hàng hải, Biên phòng cửa khẩu, Hải quan cửa khẩu.
+ 01 danh sách hành khách (nếu thay đổi so với khi đến) nộp cho Biên phòng cửa khẩu.
+ 01 bản khai hàng hóa (nếu có chở hàng hóa) nộp cho Hải quan cửa khẩu.
+ 01 bản khai dự trữ của tàu: nộp cho Hải quan cửa khẩu.
+ 01 bản khai hành lý hành khách (nếu có) nộp cho Hải quan cửa khẩu. Riêng hành lý của hành khách trên tàu khách nước ngoài đến cảng sau đó rời cảng trong cùng một chuyến thì không áp dụng thủ tục khai báo hải quan.
+ Những giấy tờ do các cơ quan quản lý Nhà nước chuyên ngành đã cấp cho tàu, thuyền viên và hành khách (để thu hồi).
- Giấy tờ phải xuất trình (bản chính).
+ Các giấy chứng nhận của tàu (nếu thay đổi so với khi đến).
+ Chứng chỉ chuyên môn của thuyền viên (nếu có thay đổi so với khi đến).
+ Hộ chiếu thuyền viên, Hộ chiếu của hành khách.
+ Phiếu tiêm chủng quốc tế của thuyền viên, hành khách (nếu thay đổi so với khi đến).
+ Các giấy tờ liên quan đến hàng hóa chở trên tàu.
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch y tế (nếu có).
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (nếu hàng hóa là sản phẩm động vật).
+ Các giấy tờ liên quan đến xác nhận nộp phí, lệ phí, tiền phạt hoặc thanh toán các khoản nợ theo quy định.
- Tàu thuyền xuất nhập cảnh tại cảng dầu khí ngoài khơi
- Địa điểm, thời hạn làm thủ tục: như tàu xuất nhập cảnh.
- Giấy tờ phải nộp, xuất trình.
Khi nhập cảnh, Đại lý phải gửi qua Fax cho Cảng vụ hàng hải:
-
- 01 bản khai chung.
- 01 danh sách thuyền viên.
- 01 giấy chứng nhận bảo hỉêm trách nhiệm dân sự của chủ tàu đối với ô nhiễm dầu.
Khi Cảng vụ Hàng hải nhận đủ các giấy tờ trên thì sẽ cấp cho tàu Giấy phép rời cảng qua Đại lý của Chủ tàu. Đại lý phải cam kết đã nhận Giấy phép rời cảng.
Chậm nhất 24 giờ sau khi trở lại bờ, Đại lý có trách nhiệm nộp đầy đủ các giấy tờ phải nộp theo quy định (bản chính) và các giấy tờ phải xuất trình (bản sao có xác nhận của Thuyền trưởng và dấu của tàu). Ngoài ra còn nộp bản sao Giấy phép rời cảng có ký nhận của Thuyền trưởng và dấu của tàu.
Tàu thuyền nước ngoài quá cảnh
- Thủ tục xin phép, thông báo, xác báo.
+ Chậm nhất 12 giờ kể từ thời điểm tàu dự kiến đến khu neo đậu chờ quá cảnh, Đại lý phải gửi cho Cảng vụ tại khu vực đó Giấy xin phép quá cảnh.
+ Chậm nhất 02 giờ khi nhận được Giấy xin phép quá cảnh, Cảng vụ phải cấp Giấy phép quá cảnh cho tàu. Nếu không chấp thuận, phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
- Địa điểm, thời hạn làm thủ tục: như tàu xuất nhập cảnh.
- Giấy tờ phải nộp (Bản chính theo mẫu tại Phụ lục).
+ 01 bản khai chung.
+ 01 danh sách thuyền viên.
+ 01 danh sách hành khách (nếu có).
+ 01 bản khai hàng hóa (nếu có ).
- Giấy tờ phải xuất trình (bản chính).
+ Giấy chứng nhận đăng ký tàu.
+ Các giấy chứng nhận về an toàn kỹ thuật của tàu theo quy định.
+ Chứng chỉ chuyên môn của thuyền viên theo quy định.
+ Hộ chiếu thuyền viên, Sổ thuyền viên.
+ Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự của Chủ tàu về ô nhiễm môi trường, nếu là tàu chuyên dùng vận chuyển dầu mỏ hoặc hàng hóa nguy hiểm khác.
+ Hộ chiếu của hành khách (nếu có).
e. Điều kiện tàu thuyền rời cảng biển.
Tàu thuyền chỉ được rời cảng biển khi:
Hoàn thành các thủ tục quy định, được cấp giấy phép rời cảng.
Phải làm lại thủ tục khi tàu lưu lại cảng quá 24 giờ khi đã nhận được giấy phép rời cảng.
- Các trường hợp không được cấp giấy phép rời cảng:
+ Tàu không đủ diều kiện an toàn đi biển.
+ Mớn nước thực tế cao hơn giới hạn mạn khô cho phép.
+ Tàu chưa được sửa chữa, bổ sung theo yêu cầu của Cảng vụ, Thanh tra hàng hải hoặc Đăng kiểm.
+ Phát hiện có nguy cơ đe dọa an toàn cho tàu, người và hàng hóa.
+ Có lệnh bắt giữ tàu biển.
3. Hoa tiêu hàng hải trong công tác thu xếp ra vào cảng
a. Khái niệm
Là dịch vụ dẫn tàu khi tàu vào, rời cảng, di chuyển trong vùng nước của cảng hay hành trình trong vùng nước có điều kiện phức tạp nhằm dảm bảo an toàn cho tàu, thuyền viên, hàng hóa... Mọi tàu biển không phân biệt quốc tịch, chủ sở hữu đều được cung cấp dịch vụ hoa tiêu hàng hải.
b. Phân loại
Có hai loại hoa tiêu hàng hải:
- Hoa tiêu trên biển (Sea Pilot): dẫn tàu trong các vùng biển ven bờ nằm trong lãnh hải một quốc gia ven biển nơi điều kiện hàng hải phức tạp.
- Hoa tiêu trong cảng (Habour Pilot): dẫn tàu trong vùng nước cảng biển. Bao gồm 2 công đoạn: Dẫn tàu trên luồng và điều động tàu rời cập cầu. Đây là việc cung cấp dịch vụ tư vấn dẫn tàu trong vùng nước cảng hoặc khu vực hàng hải nhất định.
c. Chế độ hoa tiêu hàng hải
- Các trường hợp được miễn hoa tiêu hàng hải:
+ Tàu nước ngoài có tổng dung tích dưới 100 GT.
+ Tàu Việt Nam có tổng dung tích dưới 2000 GT.
+ Tàu có Thuyền trưởng là công dân Việt Nam đã được cấp chứng chỉ khả năng chuyên môn hoa tiêu hàng hải, giấy chứng nhận vùng hoạt động hoa tiêu hàng hải phù hợp với loại tàu và vùng hoa tiêu tàu đang hoạt động được phép tự dẫn tàu, nhưng phải báo trước cho Cảng vụ Hàng hải biết.
+ Thuyền trưởng các tàu được miễn hoa tiêu ở trên có thể yêu cầu cung cấp hoa tiêu nếu thấy cần thiết.
- Thời gian cung cấp hoa tiêu:
+ Chậm nhất 06 giờ, trước khi dự kiến đón hoa tiêu, Thuyền trưởng/Đại lý gửi yêu cầu cung cấp hoa tiêu đến Tổ chức hoa tiêu. Trường hợp muốn thay đổi giờ đón hoa tiêu hoặc hủy bỏ yêu cầu hoa tiêu thì phải báo cho Tổ chức hoa tiêu ít nhất 03 giờ trước thời điểm dự kiến đón hoa tiêu.
+ Hoa tiêu có trách nhiệm chờ tại địa điểm đón hoa tiêu đã được thỏa thuận không quá 04 giờ kể từ thời điểm đã dự kiến đón hoa tiêu lên tàu. Nếu quá thời hạn trên thì việc yêu cầu hoa tiêu coi như bị hủy bỏ và người yêu cầu hoa tiêu phải trả tiền chờ đợi theo quy định.
+ Chậm nhất 01 giờ, từ khi nhận được yêu cầu hoa tiêu, Tổ chức hoa tiêu phải xác báo cho Cảng vụ Hàng hải. Nếu hoa tiêu lên tàu chậm so với thời gian và sai địa điểm đã xác báo mà buộc tàu phải chờ đợi hoặc di chuyển đến địa điểm khác thì Tổ chức hoa tiêu đó phải trả tiền chờ đợi cho tàu theo quy định.
d. Hoa tiêu hàng hải:
- Người đóng vai trò tư vấn dẫn tàu là hoa tiêu. Đó là những chuyên gia giàu kinh nghiệm trong điều khiển tàu, cập nhật thường xuyên mọi yếu tố ảnh hưởng đến luồng, cầu cảng.... Để trở hành hoa tiêu hàng hải, cần hải có chứng chỉ chuyên môn mới được hành nghề hoa tiêu như: Giấy chứng nhận khả năng chuyên môn hoa tiêu hàng hải; Giấy chứng nhận vùng nước hoạt động hoa tiêu hàng hải (Cục Hàng hải cấp).
- Tư vấn hoa tiêu mang tính trực tiếp .
- Tùy thuộc vào từng vùng nước mà có hai loại hoa tiêu:
+ Hoa tiêu bắt buộc: bắt buộc Thuyền trưởng/ Đại lý phải xin hoa tiêu dẫn tàu.
+ Hoa tiêu không bắt buộc: chỉ khi Thuyền trưởng yêu cầu, Đại lý xin hoa tiêu.
- Hoa tiêu chia làm 04 hạng:
+ Hạng 3 dẫn tàu < 4000GT hoặc Loa < 115m.
+ Hạng 2 dẫn tàu < 10.000 GT hoặc Loa < 145 m
+ Hạng 1 dẫn tàu < 20.000 GT hoặc Loa < 175 m
+ Hoa tiêu ngoại hạng dẫn tất cả các loại tàu.
e. Phí hoa tiêu:
- Theo biểu phí quy định của Bộ Tài chính.
- Tính theo đơn giá/ GRT nhân với cự ly dẫn tàu.
4. Điều độ cảng với công tác thu xếp tàu ra vào cảng.
- Trung tâm khai thác Điều độ cảng) thuộc Doanh nghiệp cảng, có nhiệm vụ bố trí thu xếp cầu bến, vùng nước cho tàu cập, neo đậu để tiến hành các dịch vụ xếp dỡ hàng hóa.
- Là đầu mối để Đại lý, Thuyền trưởng, các bên hữu quan giao dịch để tiến hành các dịch vụ liên quan đến xếp dỡ hàng hóa.
- Là nơi nhận và giải quyết các yêu cầu về di chuyển tàu, hàng vào kho, bãi, hàng đi thẳng....
- Tiếp nhận các cầu của Đại lý về yêu cầu lai dắt, buộc cởi dây....
- Tính toán cho tàu rời cập cầu đảm bảo an toàn.
- Thu các loại giấy tờ: Cargo list, Stowage plan.
