VOSAL - Đại lý tàu biển và Logistics

Chứng từ Địa lý và công tác tập hợp chi phí cho tàu tại cảng

- NOR (Notice of Readiness): Thông báo sẵn sàng làm hàng.

Là một văn bản do Thuyền trưởng/Đại lý lập và gửi cho Người nhận hay gửi hàng để thông báo việc tàu đã sẵn sàng xếp hay dỡ hàng. Việc trao NOR làm cơ sở để xác định mốc thời gian bắt đầu làm hàng theo quy định trong hợp đồng vận chuyển, nhằm xác định thời gian tiết kiệm hay kéo dài để tính thưởng phạt xếp dỡ. Vì vậy theo ủy thác, Đại lý phải lập NOR thành 02 bản và ghi rõ thời gian trao, nhận NOR đối với người gửi, nhận hàng. Đại lý giữ lại 01 bản để tập hợp trong bộ chứng từ chuyến đi gửi Chủ tàu.

- Ký phát lệnh giao hàng (Delivery Order)

Là chứng từ do đại lý lập theo mẫu. Số liệu trong Lệnh giao hàng phù hợp với số liệu trong Vận đơn gốc. Sau khi Người nhận hàng xuất trình Vận đơn gốc và giấy tờ theo quy định (giấy giới thiệu của cơ quan, giấy tờ tuỳ thân của người đến nhận lệnh giao hàng), Đại lý kiểm tra sau đó cấp phát lệnh cho người nhận hàng. Lệnh giao hàng thường được lập thành 03 bản để người nhận hàng tiến hành làm các thủ tục nhận hàng hóa: thủ tục Hải quan, kho cảng...

- Ký kết hợp đồng xếp dỡ (nếu có)

Trường hợp trong Hợp đồng vận chuyển quy định chi phí xếp hoặc dỡ hàng do Chủ tàu chịu (LIFO/, FILO) thì Chủ tàu chỉ thị, ủy quyền cho Đại lý ký kết hợp đồng xếp dỡ với cảng.

Hợp đồng xếp dỡ là văn bản thoả thuận giữa 2 bên là Doanh nghiệp Cảng và Đại lý để thực hiện dịch vụ xếp hoặc dỡ hàng hóa cho tàu trên cơ sở khối lượng hàng hóa tàu chuyên chở, loại hàng, số hầm, miệng hầm hàng, thiết bị xếp dỡ trên tàu hoặc của cảng, thời gian hoặc mức xếp dỡ giải phóng tàu... cùng đơn giá cước xếp dỡ cho từng loại hàng theo từng phương án xếp/dỡ cụ thể.

Đây là chứng từ quan trọng liên quan đến giải phóng tàu. Đại lý phải trao đổi và được sự đồng ý của Chủ tàu.

- Báo cáo gửi chủ tàu (Daily Report)

Hàng ngày, Đại lý phải cập nhật số liệu liên quan đến giải phóng tàu để lập báo cáo gửi Chủ tàu: số tấn hàng đã dỡ từng hầm, toàn tàu; Số tấn hàng còn lại ở từng hầm; Tình trạng hàng hóa xếp dỡ; Khả năng xếp dỡ của các thiết bị ở các máng... Tuỳ theo tình hình cụ thể và kế hoạch đề ra, Chủ tàu căn cứ báo cáo để yêu cầu Đại lý có các biện pháp đẩy nhanh tốc độ giải phóng tàu.

- Bản liệt kê thời gian làm hàng (Statement of fact - SOF)

Là bản liệt kê thời gian của tàu hoạt động tại cảng từ khi tàu đến địa điểm đón hoa tiêu, vào cảng làm hàng đến khi tàu ra khỏi cảng. SOF thường được lập theo bảng với các cột thể hiện rõ thời gian của tàu tại cảng cùng các ca xếp/dỡ và thời iết của từng ca, ngày ở cảng liên quan đến có hay không làm hàng. Đây là chứng từ để làm căn cứ lập Time sheet nhằm tính thưởng phạt thời gian giải phóng tàu.

- Quyết toán chuyến đi (Trip account)

Trên cơ sở các chi phí mà đại lý phải chi để phục vụ tàu, hàng hóa, thuyền viên... theo biểu phí, cước quy định, trước khi tàu vào cảng Đại lý phải lập Dự chi cảng phí (Estimated port’s disbursement) bao gồm:

+ Các loại phí cho tàu nộp Cảng vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước chuyên ngành tại cảng.

+ Các loại cước dịch vụ (nếu có): xếp dỡ, lưu kho, giao nhận, vận chuyển nội bộ, sang mạn hàng hóa...

+ Báo giá các chi phí cung ứng cho tàu (nếu có): nước ngọt (FW), dầu DO, FO, và các loại cung ứng khác...

+ Đại lý phí và các chi phí khác cho tàu tại cảng

Sau khi gửi Dự chi cảng phí cho tàu tại cảng để Chủ tàu kiểm tra. Nếu chấp nhận, Chủ tàu sẽ điện chỉ định Đại lý cho tàu và sẽ ứng chi một số tiền để thực hiện công tác Đại lý phục vụ tàu. Thường số tiền ứng chi cảng phí khoảng 30 – 50% so với số tiền của Dự chi đã lập.

Sau khi tàu rời cảng, Đại lý phải tập hợp toàn bộ chứng từ kiên quan đến chi phí cho tàu tại cảng: Các loại phí lệ phí; các hợp đồng và hóa đơn liên quan đến xếp dỡ, giao nhận, kiểm đếm, lưu kho hàng hóa...; Các loại hóa đơn cung ứng cho tàu...; Điện chỉ định Đại lý và các yêu cầu của Chủ tàu liên quan đến chi phí phục vụ tàu tại cảng cùng Hóa đơn Đại lý phí, chi phí cho Đại lý tại cảng...; Các loại hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí khác cho tàu: tiếp khách và các chi phí phát sinh khác.

Tất cả các loại chứng từ trên tập hợp lại và có bản kê chi tiết (Trip account), được đóng bộ gửi cho Chủ tàu. Chủ tàu sẽ tiến hành kiểm tra so với Dự chi ban đầu cùng các yêu cầu phát sinh thực tế để thanh toán số tiền cảng phí còn lại cho Đại lý.

- Các biên bản giải quyết tranh chấp xảy ra (nếu có).